Gestión Unificada de Registros e Información Manual del Equipo de Dirección Plan Ceibal Formación Manual del Equipo de Dirección GURÍ es una obra colectiva realizada por el Departamento de Formación del Centro Ceibal para el Apoyo a la Educación de la Niñez y la Adolescencia, Uruguay. En la creación de este manual participaron: Coordinación: Magela Fuzatti, Cecilia Pérez Dermatas Redacción: Sebastián Mesa Proyecto gráfico: Karina Pintos Corrección: Cinthya Bianchi, Cecilia Pérez Dermatas Colaboradores Equipo GURÍ CEIP: Cristina Di Luca y Elizabeth Suárez Índice Capítulo I - Introducción ¿Qué es GURÍ? ........................................................................................................................................................................... 4 ¿Qué tareas podemos realizar como docentes desde GURÍ? ................................................................................... 4 ¿Cómo ingresamos al sistema? ........................................................................................................................................... 5 Capítulo II - Espacio de trabajo Descripción de la página principal de GURÍ ................................................................................................................... 7 Encabezamiento y pie ..................................................................................................................................................... 7 Menú Principal ................................................................................................................................................................... 7 Formularios ......................................................................................................................................................................... 8 Contraseña ........................................................................................................................................................................10 Capítulo III - Gestión de Datos Ingreso de Datos Básicos .....................................................................................................................................................11 Creación de Cargos .........................................................................................................................................................11 Creación de Clases ..........................................................................................................................................................13 Abrir Grupos ......................................................................................................................................................................14 Ingreso de Docentes ......................................................................................................................................................15 Nuevo Docente .........................................................................................................................................................15 Asignación de Cargo ................................................................................................................................................16 Asignación de Grupo ..............................................................................................................................................17 Ingreso de Alumnos .......................................................................................................................................................18 Nuevo Alumno ..........................................................................................................................................................18 Asignación de Nivel .................................................................................................................................................19 Formación del Grupo ..............................................................................................................................................19 Búsqueda de Alumnos ............................................................................................................................................20 Información de la Escuela ...................................................................................................................................................23 Información General ......................................................................................................................................................23 Básica ............................................................................................................................................................................23 Fechas ...........................................................................................................................................................................24 Información adicional ............................................................................................................................................25 Edificio .................................................................................................................................................................................25 Servicios .............................................................................................................................................................................26 Áreas ....................................................................................................................................................................................26 Capítulo IV - Gestiones Administrativas Tareas administrativas ..........................................................................................................................................................28 Archivo de Pases ..............................................................................................................................................................28 Pases realizados hacia la escuela .........................................................................................................................29 Pases realizados desde la escuela .......................................................................................................................30 Licencia ...............................................................................................................................................................................30 Suplencia ...........................................................................................................................................................................30 Informes A3 .......................................................................................................................................................................31 Pasaje de Lista Docente ................................................................................................................................................33 Promociones .....................................................................................................................................................................34 Promoción Extraordinaria ............................................................................................................................................34 Evaluación Docente Inspector ...................................................................................................................................35 Cierre del Año Lectivo ...................................................................................................................................................35 Pasaje Lista Alumnos .....................................................................................................................................................35 Reportes ....................................................................................................................................................................................36 Apéndice Hoja de ruta .............................................................................................................................................................................40 4 Capítulo I - Introducción Última actualización 02/08/2011 ¿Qué es GURÍ? GURÍ es un sistema Web de administración educativa centralizada. Su acrónimo significa Gestión Unificada de Registros de Información. Esto quiere decir que toda la información acerca de Escuelas, Grupos, Alumnos y Docentes se almacena en un servidor al que se puede acceder desde cualquier equipo con conexión a Internet. De esta manera los datos son accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar, facilitando su consulta y gestión, mejorando tiempos de tramitación y eliminando papeleo. Al contar con esa información en tiempo real y online, no sólo se logra una mejora a nivel administrativo, sino también en las tareas de control y seguimiento del proceso educativo, así como su evaluación institucional. Las tareas que los usuarios pueden realizar dentro del sistema están determinadas por sus roles. Estos pueden ser: • Docente • Equipo de Dirección • Inspección El rol determina la información visible y las funcionalidades habilitadas. Por ejemplo, un docente podrá ver sus datos, los de los grupos que tiene asignados y los de sus alumnos, pero no acceder a la información sobre el resto de los grupos y docentes de la escuela, información a la que sí puede acceder el Equipo de Dirección. ¿Qué tareas podemos realizar como docentes desde GURÍ? Desde GURÍ podemos realizar toda la gestión relativa a los Docentes, Grupos y Alumnos de la Escuela. Algunas de las tareas que se pueden llevar a cabo desde el sistema son: • Gestionar toda la información relativa al local escolar. • Crear y asignar todos los cargos relativos a la Escuela. • Crear y habilitar los grupos del año. • Asignar los docentes a los grupos. • Gestionar los alumnos y asignarlos a los correspondientes grupos. • Gestionar pases desde y hacia la Escuela. • Gestionar las actas de promoción y establecer promociones extraordinarias. • Realizar pasaje de Lista Docente y de Alumnos. • Otorgar licencias docentes y solicitar suplencias. • Imprimir diversos tipos de reportes. GURÍ - Manual del Equipo Director 5 Introducción Última actualización 02/08/2011 ¿Cómo ingresamos al sistema? Podemos ingresar a GURÍ desde cualquier computadora con conexión a Internet, usando como navegador Mozilla Firefox. El mismo puede ser descargado de http://www.mozilla-europe.org/es/. Para poder acceder a muchos de los documentos que se generan a través del sistema necesitamos además tener instalado el programa Adobe Reader. En la página principal de GURÍ, en su parte inferior, tenemos el link o vínculo que nos permite su descarga. Asimismo podemos realizarla directamente desde http://get.adobe.com/es/reader/. Para acceder al sitio de GURÍ debemos escribir en la barra de direcciones del navegador la siguiente dirección: (la dirección definitiva no está disponible aún) Una vez allí, debemos ingresar nuestra identificación de usuario, que está conformada por nuestro número de cédula de identidad sin puntos ni guiones, nuestra contraseña y el cargo o rol con el que ingresamos. Si olvidamos la contraseña hacemos clic en el vínculo ¿Ha olvidado la contraseña?. Automáticamente se envía la misma al correo que hemos consignado en nuestros datos personales. Figura 1 - Página de inicio. GURÍ - Manual del Equipo Director 6 Introducción Última actualización 02/08/2011 Figura 2 - A. Cédula de identidad B. Contraseña C. Cargo D. Recuperar contraseña A C B D 7 Capítulo II - Espacio de trabajo Última actualización 02/08/2011 Descripción de la página principal de GURÍ Una vez realizado el proceso de identificación, accedemos a la página principal de GURÍ. Encabezamiento y pie Las dos barras azules situadas en la parte superior de la interfaz y en la inferior, constituyen el encabezado y el pie de la misma. El encabezamiento contiene los datos referidos al usuario con el que nos hemos identificado para entrar al sistema. Al pie tenemos información acerca de la versión de GURÍ con la que estamos trabajando en este momento. Menú Principal Debajo del encabezado, situada a la derecha del logo de GURÍ, tenemos la barra de botones que componen el Menú Principal. Figura 3 - A. Encabezado de página B. Menú Principal C. Menú secundario D. Pie de página D B A C GURÍ - Manual del Equipo Director 8 Espacio de trabajo Última actualización 02/08/2011 Inicio Desde aquí podemos realizar diversas tareas administrativas a partir del menú secundario. Escuelas En esta opción podemos ver, editar y gestionar toda la información referente a la Escuela. Docentes Desde aquí podemos buscar, ver y agregar Docentes al sistema. Alumnos De manera similar a la opción anterior, nos permite buscar, ver o ingresar Alumnos. Grupos Aquí podemos ver información de los Grupos que tenemos activos, o abrir y habilitar nuevos Grupos. Mis Datos Desde aquí cambiamos nuestra contraseña de ingreso a GURÍ. Reportes Aquí podemos solicitar al sistema la creación de diferentes reportes en formato pdf para su impresión. Salir Con esta opción abandonamos GURÍ. Formularios La mayor parte del trabajo en el sistema lo realizamos a través de formularios. Un formulario está formado, básicamente, por un conjunto de campos. Llamamos campo a cada uno de los espacios del formulario en los que podemos ingresar datos directamente. Tenemos diferentes formas de rellenar los datos dependiendo del tipo de campo de que se trate. Campos de texto Son campos vacíos que debemos rellenar con los datos que correspondan. Listas desplegables Costituyen campos que tienen a su derecha el ícono de una flecha apuntando hacia abajo. Si hacemos clic sobre se despliega una lista con las posibles opciones. Para rellenar el campo hacemos clic sobre la que corresponda. Estos campos no quedan nunca vacíos, en el caso de que no corresponda ninguna respuesta en él se selecciona la opción SIN ASIGNAR. Figura 4 - A. Campos obligatorios B. Campos opcionales A B GURÍ - Manual del Equipo Director 9 Espacio de trabajo Última actualización 02/08/2011 Campos de fecha En los campos en que se debe ingresar una fecha, vemos a la derecha del mismo el ícono de una hoja de calendario. Si hacemos clic sobre , se abre un calendario en el que podemos seleccionar la fecha deseada o escribimos directamente la misma en el campo. Casilla de verificación En estos casos no tenemos un campo propiamente dicho, sino un dato que podemos confirmar o no, seleccionando la casilla o dejándola sin seleccionar. Figura 5 - Ejemplo de lista desplegable Figura 6 - Ejemplo de campo de fecha Figura 7 - A. Casilla de verificación activa B. Casilla de verificación A B GURÍ - Manual del Equipo Director 10 Espacio de trabajo Última actualización 02/08/2011 A la derecha de un dato o conjunto de ellos en un formulario, podemos ver el ícono de un lápiz. Ello significa que contamos con la posibilidad de editar esa información, a través de un sub-formulario, haciendo clic sobre . En caso de visualizar también el ícono de una cruz, al hacer clic sobre eliminamos los datos. En algunos casos podemos ver junto a cierta información el ícono de una impresora. Si hacemos clic sobre , creamos un documento pdf a partir de esos datos. Ello nos da la posibilidad de imprimirlos posteriormente. Contraseña La opción Mis Datos del Menú Principal nos permite modificar nuestra clave de acceso a GURÍ. Existen varias consideraciones a tener en cuenta al momento de pensar una contraseña adecuada. Nuestra contraseña debe ser personal y no debe ser conocida por otros. Esto es especialmente importante en GURÍ, ya que existen documentos que al ser confirmados por nosotros se consideran firmados digitalmente. A los efectos del sistema, no cabe duda de que quien ingresa utilizando nuestro nombre de usuario y contraseña, es únicamente el usuario habilitado por tales elementos. Por otra parte, la misma debe ser segura y memorable. Con ésto último queremos indicar que debemos ser capaces de recordarla cada vez que debamos acceder mediante su uso. Para modificar nuestra contraseña debemos presionar el botón Mis Datos en el Menú Principal. Figura 8 - A. Botón Editar B. Botón Borrar A B Figura 9 - Mis Datos > Cambiar contraseña 11 Capítulo III - Gestión de Datos Última actualización 02/08/2011 Ingreso de Datos Básicos Existen una serie de tareas básicas que debemos realizar antes de poder tener nuestra escuela funcionando plenamente dentro del sistema de gestión GURÍ. La realización de las mismas debe hacerse en un determinado orden que es el que presentamos aquí. Es decir, si no tenemos cargos docentes creados, no vamos a poder abrir clases o asignar esos cargos a funcionarios específicos. De igual manera, si no hemos creado niveles, nos será imposible abrir un grupo. Creación de Cargos Una de las primeras tareas que debemos llevar a cabo es la de crear los Cargos de nuestro centro educativo. Para hacerlo hacemos clic en la opción Escuelas del Menú Principal y una vez allí nos dirigimos a la pestaña Cargos. Aquí vemos una lista con todos los cargos existentes en el centro educativo. Para incorporar un nuevo Cargo hacemos clic en . Se abre un formulario con Información del Cargo a crear. Figura 10 - Escuelas > Pestaña Cargos Figura 11 - Información del Cargo 12 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Los datos a completar son: Correlativo Descripción En este campo podemos escribir una descripción del Cargo si lo creemos necesario. Tipo de Docente Las opciones que visualizamos en el menú desplegable son las siguientes: Maestro, Maestro con Especialidad, Profesor, Equipo de Dirección y Docencia Indirecta. Especialidad/Materia Las opciones disponibles en esta lista desplegable varían de acuerdo a lo que hemos seleccionado en Tipo de Docente. Si hemos elegido Maestro con Especialidad, las opciones son: Si en Tipo de Docente hemos seleccionado, en cambio, Profesor, las opciones habilitadas son: En el caso de haber seleccionado Equipo de Dirección, podemos seleccionar entre: Figura 12 - Opciones para Maestro con Especialidad Figura 13 - Opciones para Profesor Figura 14 - Opciones para Equipo de Dirección 13 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Por último, Docencia Indirecta, habilita: Estado El Cargo puede ser creado pero no encontrarse activo. En este campo es donde seleccionamos si está Activo o no. Comentario Aquí podemos consignar cualquier otra observación que sea necesaria. Una vez ingresados todos los datos, para hacer efectiva la creación del Cargo debemos hacer clic sobre el botón en la parte inferior de la página. Creación de Clases La otra tarea básica a realizar es la de la creación de las Clases que van a existir en nuestro centro educativo. No nos referimos a los grupos concretos, sino a los niveles que vamos a habilitar. Es este un paso previo sin el cual la creación de grupos no es posible. Para crear los niveles debemos ir a la pestaña Clases de la opción Escuelas del Menú Principal. Para cada Clase o Nivel que queremos crear debemos hacer clic y completar los datos en el formulario de Información de Clases. Figura 16- Escuelas > Pestaña Clases Figura 15 - Opciones para Docencia Indirecta Figura 17 - Información de Clases 14 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Tipo de Clase Debemos seleccionar si es Común, Especial o Nivel Inicial. Nivel De acuerdo a lo que hayamos seleccionado en Tipo de Clase, debemos seleccionar aquí el nivel que corresponda. Código de Clase Seleccionamos la letra que va a identificar a la clase que estamos creando en particular. Fecha de Creación Escribimos o seleccionamos del calendario la fecha en que creamos la clase. Estado Habilitamos o no la clase creada. Una vez ingresados los datos presionamos . Abrir Grupos Una vez que hemos creado las Clases, podemos comenzar a abrir los grupos concretos. Hacemos clic en la opción Grupos del Menú Principal. Lo que vemos al ingresar es una herramienta para la Búsqueda de Grupos. Si ya tenemos Grupos creados podemos filtrarlos utilizando los criterios que nos proporciona el buscador y presionando luego el botón . Si lo que queremos es abrir un nuevo Grupo debemos hacer clic en el botón , lo cual nos lleva a una nueva página. Para abrir el Grupo sólo necesitamos especificar el Año lectivo al que corresponde y seleccionar la Clase, que corresponde a alguna de las que creamos previamente. A Figura 18 - A. Botón Grupos 15 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Finalmente, presionamos . Ingreso de Docentes Nuevo Docente Para ingresar un nuevo docente debemos seleccionar la opción Docentes del Menú Principal. Accedemos así a un buscador desde el que podemos filtrar la lista de docentes de nuestro centro educativo. Para agregar un nuevo Docente debemos hacer clic en el botón que se ve en la zona inferior derecha del buscador. Se abre un formulario para configurar el perfil del nuevo Docente. Los datos obligatorios son aquellos cuyos campos se encuentran bordeados por una línea punteada roja. Figura 20 - A. Botón Docentes A Figura 21 - Vista parcial del formulario de alta nuevo Docente > Ingresar Cédula Figura 19 - Abrir Grupo 16 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Al ingresar estos datos estamos creando, al mismo tiempo, el usuario con el que el Docente ingresará al sistema GURÍ. La Cédula de Identidad, sin puntos ni guiones, debe ser ingresada dos veces para su verificación. Una vez hecho esto, vemos que aparecen dos nuevos campos para el ingreso y confirmación de una Contraseña. Ésta debe generarse con 4 caracteres. Conviene elegir en esta instancia una contraseña simple y estándar que podamos recordar y dar al Docente. Con la Cédula y la Contraseña que le proporcionamos, él debe entrar a GURÍ y realizar, como primera operación, el cambio de contraseña por una personal y segura. Los otros datos que debemos ingresar obligatoriamente para agregar el nuevo Docente son Primer Nombre y Primer Apellido. Es conveniente ingresar el correo electrónico en el apartado Información Adicional a fin de poder recuperar la Contraseña en caso de olvido. Finalmente hacemos clic en el botón que se ve en la zona inferior derecha de la página. Asignación de Cargo Para asignar un Cargo determinado a un docente: 1. En el formulario de ingreso del nuevo docente, seleccionamos la pestaña Cargos. 2. Hacemos clic en el botón . Esto nos habilita el formulario de Información de Cargo. 3. En este formulario debemos completar los siguientes datos: Correlativo Seleccionamos de la lista desplegable el correlativo del Cargo. Carácter del Cargo El cargo puede ser Efectivo, Interino o Suplente. Figura 23 - Vista parcial del formulario de alta nuevo Docente > Ingresar Primer Nombre y Apellido Figura 24 - Docentes > Pestaña Cargos Figura 22 - Generar Contraseña para el nuevo Docente 17 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Estado Una vez asignado el Cargo éste debe ser Activo. ¿Corresponde pasar Lista? Respondemos afirmativamente en caso de que se deba controlar por Lista la asistencia diaria del Docente. En caso contrario, el mismo no aparece en la Lista de asistencia. Toma de posesión/Fecha hasta Completamos con las fechas que correspondan. Comentario Consignamos aquí cualquier otra información adicional que consideremos necesaria. 4. Presionamos el botón en la parte inferior del formulario de Información de Cargo. Asignación de Grupo La asignación de un Grupo se realiza desde el perfil del Docente al igual que la asignación de Cargos, pero desde la pestaña Grupos. Aquí podemos ver, editar y agregar Grupos al Docente. El botón nos permite acceder a la información de todos los Grupos asignados que tuvo el Docente, no sólo los actuales o los activos. Para asignar un nuevo Grupo al Docente debemos hacer clic en el botón . Figura 25 - Información del Cargo Figura 26 - Docentes > Pestaña Grupos 18 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Los datos a llenar son: Clase Fecha ingreso Refiere a la fecha en que el Docente toma posesión del Grupo. Cargo Se selecciona el correlativo que corresponda. Ingreso de Alumnos Nuevo Alumno El ingreso de Alumnos de nuestra escuela al sistema se realiza desde la opción Alumnos del Menú Principal. Para acceder al formulario de Alta de Nuevo Alumno hacemos clic sobre el botón . Figura 27 - Información de Grupos Figura 28 - A. Botón Alumnos A 19 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Los datos que obligatoriamente debemos llenar para poder ingresar un nuevo alumno son: Tipo de Documento, País Emisor, Número, Primer Nombre, Primer Apellido y Sexo. Asignación de Nivel Una vez que hemos ingresado el alumno al sistema, debemos asignarlo a un nivel o clase. Desde el formulario de datos del alumno, hacemos clic sobre la pestaña Alumno. Aquí ingresamos un Número de Matrícula para el alumno y le asignamos un Nivel. Formación de Grupo Luego de haber asignado todos los alumnos a los distintos niveles debemos establecer a qué Grupo específico va a quedar afectado cada uno. Para ello hacemos clic sobre la opción Grupos del Menú Principal. Figura 29 - Vista parcial del Formulario de Alta Nuevo Alumno Figura 31 - Grupos Figura 30 - Alumnos > Pestaña Alumno 20 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Luego presionamos el botón que se encuentra en la zona inferior derecha de la herramienta de búsqueda. En este formulario debemos seleccionar el Año y el Nivel del grupo que vamos a crear. Al hacerlo se nos despliega debajo de esos datos una lista con todos los alumnos que se encuentran asignados a dicho nivel. A la derecha de cada Alumno vemos los diferentes códigos de clase disponibles para cada Nivel, donde podemos seleccionar vinculando al Alumno con un Grupo u otro. Búsqueda de Alumnos Una vez que hemos ingresado alumnos al sistema podemos buscarlos con el botón desde la opción Alumnos del Menú Principal. Allí se listan todos los Alumnos ingresados al centro educativo. Para ver y editar datos del Alumno debemos hacer clic en el . Accedemos a los formularios del Alumno donde podemos incorporar y editar información. Figura 32 - Formar Grupo Figura 33 - Lista de Alumnos asinados al Nivel 1 Figura 34 - Resultado de Búsqueda de Alumnos 21 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Para acceder al Auxiliar de Matrícula debemos hacer clic sobre la . Se abre un documento en formato pdf que corresponde a la foja del Alumno en el Auxiliar de Matrícula. Para generar una Constancia de Asistencia debemos hacer clic sobre el ícono . Se abre un formulario donde debemos ingresar Fecha y lugar A ser presentado. Una vez completados los datos presionamos el botón , automáticamente se genera una Constancia en un documento .pdf. Por último, si queremos generar un Pase de un Alumno hacia otra Escuela debemos hacer clic sobre el ícono . Se abre un formulario que recopila la información del Alumno en el sistema. Debemos llenar los siguientes datos a fin de completar la petición. Tipo de pase Al hacer clic sobre la lista desplegable se listan las siguientes opciones: Figura 35 - Generar Constancia de Asistencia Figura 36 - Visualización de la Constancia de Asistencia como archivo pdf Figura 37 - Tipos de Pase 22 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Por el momento y hasta que todas las escuelas del país estén ingresadas al sistema, los únicos tipos de pase que podemos emitir son para Escuela Privada o al Exterior. Si realizamos un pase a una escuela pública, en Tipo seleccionamos Otras Causas, a fin de poder eliminar el alumno de la Escuela de origen. Departamento destino Una vez que seleccionamos el Tipo de Pase se habilita el Departamento destino. Motivo Escuela Receptora Por último si presionamos el botón que se ubica en la parte inferior derecha de la pantalla accedemos a un Listado de Alumnos tal como muestra la Figura 34. Se abre un cuadro de diálogo que nos informa que se ha generando un archivo “Listado_Alumnos.xls”. Luego pregunta si queremos abrirlo o guardarlo. Si optamos por Abrir con debemos seleccionar la aplicación de un menú desplegable. Si seleccionamos Guardar archivo debemos indicar la ruta del mismo en el sistema. El listado de Alumnos recopila los siguientes datos: Nombre, Apellido, Documento, nº de Matrícula, Fecha de nacimiento y Grupo. Figura 38 - Generar Pase hacia otra Escuela Figura 39 - Cuadro de diálogo Listado de Alumnos 23 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Información de la Escuela Información General En este formulario consignamos la información general acerca de la Escuela. El número de la misma y el Departamento en que se encuentra son datos previamente configurados, los cuales no podemos modificar. Básica Como datos básicos debemos ingresar: Tipo de Escuela Por el momento en este campo siempre seleccionamos Pública, aunque ya están disponibles las opciones Privada Autorizada y Privada Habilitada. Este dato es obligatorio. Zona Geográfica Dato de carácter obligatorio. Refiere a si la Escuela es Rural o Urbana. Nombre Escuela En este campo opcional escribimos el Nombre del Centro. Área Las opciones de la lista desplegable son: Común, Especial, Inicial, Música y No tiene. Sub-Área Las opciones que vemos en esta lista desplegable varían de acuerdo a aquello que hemos seleccionado previamente. Si hemos consignado como área Común, las opciones son: Figura 40 - A. Botón Escuela > Vista parcial del formulario General A 24 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos En caso de que hayamos seleccionado Especial podemos optar aquí por: Si el Área es Inicial las opciones disponibles son: El Área Música no tiene Sub-Área, es decir que la única opción posible es Música. Los campos de Área y Sub-Área son obligatorios. Jurisdicción Seleccionamos la Jurisdicción que corresponda. Distrito Seleccionamos el número de Distrito. Categoría Turno Tenemos un menú desplegable para consignar el turno en que funciona la Escuela, sea éste Matutino, Vespertino, Doble turno o Tiempo completo. Fechas Aquí podemos, de forma opcional, ingresar las fechas de creación, inauguración y nominación de la Escuela, así como el número de Ley de Nominación. Figura 44 - Vista parcial del formulario General > Fechas Figura 41 - Opciones de Sub-Área correspondiente a Área Común Figura 42- Opciones de Sub-Área correspondiente a Área Especial Figura 43 - Opciones de Sub-Área correspondiente a Área Inicial 25 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Información adicional En este apartado llenamos una serie de datos adicionales tales como Correo electrónico principal y alternativo, Nivel Sociocultural del medio en que nuestra institución se encuentra inserta, Cantidad de Salas y de Aulas, tanto en uso como vacías. También podemos consignar si el local es compartido, si se recibe apoyo del CEIP, y si se están ejecutando obras en la escuela. La casilla de verificación que responde a la pregunta ¿Está activa? sirve para activar o desactivar la escuela dentro de GURÍ. Edificio Dentro de la opción Escuelas la segunda pestaña es Edificio. Si presionamos el botón , en el apartado Edificios, se nos permite agregar un nuevo edificio en calidad de Anexo. En el apartado Básica tenemos dos datos a llenar: Situación Refiere a si el edificio se tiene en carácter de Propietario, Inquilino o en Comodato. Zona Geográfica Seleccionamos si es Urbana o Rural. Los campos siguientes permiten dejar asentado el Domicilio de la Escuela. Para ello debemos indicar la Localidad, el Barrio y, finalmente Calle y Número. Figura 45 - Vista parcial del formulario General > Información Adicional Figura 46 - Escuelas > Pestaña Edificio 26 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos El último apartado permite ingresar el o los Teléfonos de la Escuela. Podemos agregar números de teléfono Fijo, Móvil y Fax. Cada vez que deseamos ingresar un nuevo número, presionamos el botón . Servicios La pestaña Servicios muestra una lista de los mismos, y permite establecer aquellos que se encuentran cubiertos en el local escolar. Áreas De manera similar a los Servicios, tenemos aquí una lista de las distintas salas especiales que puede haber dentro de la Escuela. Una lista desplegable a la derecha de cada opción permite consignar si tal área existe o no en la Escuela y, en caso de existir, establecer la cantidad. Figura 48 - Escuela > Pestaña Servicios Figura 47 - Información del Edificio 27 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestión de Datos Figura 49 - Escuela > Pestaña Áreas 28 Capítulo IV - Gestiones Administrativas Última actualización 02/08/2011 Tareas administrativas La opción Inicio del Menú Principal nos permite realizar varias tareas administrativas a través de las opciones del Menú secundario. Las tareas que podemos realizar desde aquí son: Archivo de Pases Permite ver e imprimir Pases desde o hacia nuestro centro. Licencia Muestra una lista de las Licencias solicitadas. Desde aquí podemos otorgarlas o rechazarlas. Suplencia Permite generar el pedido de Suplencia docente para ser elevado a Inspección. A3 Nos permite realizar el Informe A3 de cada Docente, así como monitorear el estado del mismo. Pasaje Lista Docente Accedemos a la herramienta de Pasaje de Lista de los Docentes. Promociones Podemos ver aquí todas las Promociones realizadas por los Docentes. Promoción Extraordinaria Permite establecer la Promoción Extraordinaria de un alumno en particular. Evaluación Docente Inspector Permite visualizar los tipos de Informes y su estado. Cierre del Año Lectivo Permite cerrar el Año Lectivo de cada Grupo. Pasaje Lista Alumnos Nos da acceso a la herramienta de Pasaje de Lista de los Alumnos. Archivo de Pases Al ingresar vemos dos apartados que listan, por un lado, los Pases realizados hacia la Escuela, y por otro, los Pases realizados desde la Escuela. Figura 50 - Inicio > Menú secundario 29 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestiones Administrativas Pases realizados hacia la escuela Ingresamos a Alumnos en el Menú Principal y presionamos el botón para darlo de alta en nuestra institución. Ingresamos la cédula y presionamos . Como el Alumno pertenece al sistema aparece un nuevo botón . Hacemos clic allí y se abre un cuadro de diálogo que nos informa que el Alumno pertenece a otra escuela y nos pregunta si queremos generar el pase. Presionamos Aceptar para generalo. Presionamos el botón Inicio del Menú Principal y en el Menú secundario presionamos Archivo de Pases. En este caso podemos realizar dos operaciones: aceptar el Pase o visualizarlo. Para aceptar el Pase, hacemos clic sobre el . Esto nos abre un cuadro con la información completa respecto al Pase. En la esquina inferior derecha del cuadro tenemos dos botones que nos permiten Anular o Aceptar la petición. Debemos hacer clic en Aceptar para incorporar al Alumno a nuestra institución. Para visualizar el Pase debemos hacer clic sobre la . Esto genera un documento pdf que puede ser almacenado en el disco duro o impreso. Para finalizar el ingreso debemos ir a Grupos en el Menú Principal. Presionamos Formar Grupos y seleccionamos el Nivel que le corresponde al Alumno para asignarle un Grupo. Figura 53 - Información del Pase Figura 51 - Alumnos > Personales > Generar Pase Figura 52 - Pase realizado hacia la Escuela en estado pendiente 30 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestiones Administrativas Pases realizados desde la escuela Para visualizar Pases aquí debemos realizar el procedimiento descripto en el apartado Búsqueda de Alumnos, página 21. Aquí visualizamos el estado del mismo ya sea Realizado o Pendiente. Si hacemos clic en la se abre el documento del Pase en un archivo pdf para ser guardado o impreso. Una vez realizada esta acción el estado del Pase cambia a Realizado. Licencia Aquí vemos una lista de todas las Licencias que han sido solicitadas por los Docentes. Podemos ver el nombre del Docente, el lapso para el cual está solicitando la Licencia, el motivo y el estado de la misma. Si presionamos el ícono vemos esta misma información desplegada y podemos Aceptar o Rechazar la solicitud cambiando así su estado. Suplencia Para solicitar una nueva Suplencia, debemos ingresar en esta opción y hacer clic en el botón Nueva. Figura 56 - Solicitud de Licencia Figura 54 - Pases realizados desde la Escuela Figura 55 - Licencias 31 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestiones Administrativas Se nos abre una nota de Solicitud de Suplencia dirigida a Inspección. Debemos seleccionar de una lista desplegable el nombre del Docente. En dicha lista aparecen todos los Docentes de nuestro centro que tengan a la fecha solicitudes de licencia aprobadas por el Equipo de Dirección. Al seleccionar el Docente, el resto de los datos necesarios para cursar la solicitud se completan de forma automática. Finalmente hacemos clic sobre el botón . Informes A3 En esta opción podemos realizar los Informes A3 de los Docentes de nuestra institución, así como ver el estado de los mismos. Ingresamos a la opción A3 desde el submenú de Inicio. En la lista desplegable seleccionamos el Año que corresponda. Se nos muestra entonces una lista de todos los docentes activos en dicho año, y el estado de cada Informe A3. En caso de que el mismo aún no se haya realizado su estado es SIN HACER. Figura 58 - Solicitud de Suplencias Figura 57 - Suplencias Figura 59 - Lista de informes A3 por año 32 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestiones Administrativas Para crear un Informe A3 debemos hacer clic sobre el ícono que aparece a la derecha de cada fila. Esto nos abre un formulario conteniendo diversos datos del Docente seleccionado. Aquí podemos visualizar los datos de Identificación del Docente, así como otros datos administrativos respecto al año trabajado. Estos datos son tomados del sistema GURÍ y no pueden ser modificados directamente desde aquí. Debajo de los mismos, se encuentran los datos que sí vamos a editar. Éstos son las calificaciones de los aspectos cualitativos del desempeño del docente en el año seleccionado. Figura 61 - Aspectos cualitativos del Informe A3 Figura 60 - Vista parcial del informes A3 33 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestiones Administrativas En cada uno de estos aspectos contamos con una lista desplegable desde la cual seleccionamos la calificación. Las calificaciones posibles son: S/A: Sin Asignar GR: Graves Reparos O: Observado A: Aceptable B: Bueno MB: Muy Bueno E: Excelente N/C: No Corresponde Finalmente, debajo de este apartado, contamos con dos campos de texto. En el primero podemos consignar otras tareas que haya realizado el Docente en el período evaluado. En el segundo, se consigna el juicio concreto del Director acerca del desempeño del Docente. Para finalizar la creación del informe, hacemos clic sobre el botón en la zona inferior derecha del formulario. Pasaje de Lista Docente Desde aquí realizamos el pasaje de la lista de asistencia de los docentes. Figura 64 - Pasaje de Lista Docente Figura 63 - Informe A3 > Tareas Especiales y Juicio Figura 62 - Escala de calificaciones 34 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestiones Administrativas En la parte superior seleccionamos la fecha que corresponda. Debajo tenemos la lista de todos los Docentes de nuestra escuela. Junto a los datos de cada uno tenemos una casilla de verificación que debe estar marcada en el caso de que ese día el docente haya asistido. En caso de ausencia debemos seleccionar de la lista desplegable que se encuentra a la derecha el motivo de la inasistencia. Para culminar el pasaje de lista, presionamos el botón en la zona inferior derecha de la pantalla. Promociones En esta opción podemos ver las Actas de Promoción que han sido ingresadas por los Docentes al sistema. Seleccionamos el Grupo que queremos consultar para ver el Acta de Promoción del mismo. Si lo deseamos, podemos hacer clic sobre el botón para crear un documento pdf con la información. Promoción Extraordinaria Si queremos establecer la Promoción Extraordinaria de un alumno en particular, debemos ingresar en esta opción. Debemos llenar los datos de identificación del alumno: Tipo de Documento, País y Número de Documento. El resto de los datos aparecen de manera automática. En el apartado inferior tenemos el Acta propiamente dicha. En el Acta ingresamos las calificaciones correspondientes y el nivel al que se promueve, de manera extraordinaria, al Alumno. Figura 66 - Acta de Promoción Figura 65 - Motivos de Inasistencia 35 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestiones Administrativas Evaluación Docente Inspector Desde aquí podemos acceder a la Evaluación Docente Inspector. Al ingresar encontramos dos listas desplegables que nos permiten seleccionar el Tipo de Informe y su Estado. Podemos ver tanto Informes de Evaluación como Informes de Orientación, que pueden estar Sin Finalizar, Finalizados por el Inspector o Confirmados por el Docente. Elegimos de las listas desplegables la información que corresponda y presionamos el botón . Cierre del Año Lectivo Desde aquí se procede al Cierre del año. Se debe seleccionar el Grupo de la lista desplegable y consignar la fecha de finalización del año lectivo según el calendario escolar vigente. Una vez ingresados los datos indicados se procede a Guardar la información suministrada. Pasaje Lista Alumnos Si bien el pasaje de lista diario de los Alumnos lo realiza el Docente de aula a través de la Actividad Pasar Lista de Sugar, ante el la eventualidad de que el mismo, por alguna razón, no pueda llevarse a cabo, el Equipo de Dirección puede hacer el pasaje de lista del Grupo desde esta opción. Figura 68 - Evaluación Docente Inspector Figura 69 - Cierre del Año Lectivo Figura 67 - Promoción Extraordinaria 36 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestiones Administrativas Seleccionamos el Grupo, la Fecha y presionamos el botón . En el apartado Alumnos vemos la lista de todos los Alumnos del Grupo. En la misma marcamos las faltas y podemos aclarar si la misma es justificada. Reportes La opción Reportes del Menú Principal nos habilita una herramienta para generar diferentes Tipos de Reportes en formato pdf o xls para guardar en el disco duro o imprimir. Figura 72 - A. Botón Reportes A Figura 71 - Pasaje de Lista Figura 70 - Pasaje de Lista Alumnos 37 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestiones Administrativas En cada caso será necesario proveer algunos datos requeridos para la generación del Reporte. Al confirmar la creación, el navegador nos pregunta si queremos guardar el archivo en nuestro disco duro o abrirlo directamente. Al ingresar seleccionamos de una lista desplegable el Tipo de Reporte que deseamos crear. Los Tipos de Reportes disponibles son: Resumen Mensual Docente Genera un reporte con toda la información relativa a docentes en nuestra escuela en el mes y año especificado. Reporte Docentes Esta opción nos permite crear una serie de reportes relativos a los Docentes. Cuando lo solicitamos se abre una herramienta de búsqueda con la que podemos ir seleccionando los docentes a incluir en el reporte. Una vez hecho esto sólo resta seleccionar el tipo de reporte a generar. Los tipos de reportes disponibles aquí son: Listado Personal, Declaración Situación Funcional, Declaración Trabajador con Personas a Cargo, Declaración Trabajador sin Personas a Cargo y Relación Faltas Licencias. Una vez seleccionado el tipo de reporte, hacemos clic sobre el botón . Figura 74 - Reportes Docentes Figura 73 - Resumen Mensual Docente 38 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestiones Administrativas Reportes REA Genera el Reporte Estadístico Anual en formato xls. Tenemos tres diferentes: Común, Inicial y Especial. Reporte Candidatos Abanderados Al seleccionar este reporte aparece en pantalla un cuadro de diálogo con la opción “Abrir con” o “Guardar archivo” en formato xls. Reporte Auxiliar Matrícula Para generarlo debemos seleccionar el Año y el Grupo, luego presionamos . Reporte gestión XO Genera un reporte de todos los movimientos de XO realizados en la escuela, en el periodo seleccionado. Reporte Lista Diaria Asistencias y Faltas Para generar este reporte debemos seleccionar el mes y grupo que queremos consultar. Figura 78 - Reporte Gestión XO Figura 79 - Reporte Lista Diaria de Asistencia y Faltas Figura 76 - Reporte Candidatos Abanderados Figura 77 - Reporte Auxiliar Matrícula Figura 75 - Ejemplo Reporte REA común 39 Última actualización 02/08/2011 GURÍ - Manual del Equipo Director Gestiones Administrativas Reporte Asistenciario Genera un informe de asistencias y faltas del centro educativo en una fecha específica. Debemos seleccionar día, mes y año. Reporte Libro Estadístico Para generarlo debemos escribir el mes que corresponda. Reporte Certificado Suficiencia No está operativo aún. Figura 81 - Reporte Libro Estadístico Figura 80 - Reporte Lista Diaria de Asistencia y Faltas 40 Apéndice Última actualización 02/08/2011